Belege für die Steuererklärung, Versicherungsunterlagen, Vorsorgedokumente, Rechnungen, Zeugnisse: Unterlagen begleiten uns das ganze Leben. Obwohl diese Dokumente wichtig sind, werden sie oft achtlos aufgestapelt, hin- und hergeschoben, gar versehentlich entsorgt und manchmal verzweifelt gesucht. Mit ein paar Tricks kann man sein privates Büro clever organisieren – analog und digital.
Der Frühling hat viele schöne Seiten: Die Tage werden länger, die Natur erwacht, die Sonne wärmt, die Luft riecht nach Neubeginn und Tatendrang. Der Frühling bringt aber auch etwas, das höchst unbeliebt ist: Die Steuererklärung. In vielen Haushalten beginnt dann die fieberhafte Suche nach den benötigten Belegen. Wo sind die Handwerkerrechnungen, die beim Liegenschaftenunterhalt abgezogen werden können? Wo der Steuernachweis für das 3a-Konto und wo die Kostenübersicht der Krankenkasse?
Diese Suchaktionen müssen nicht sein. Damit einem das Ausfüllen der Steuererklärung in Zukunft nicht wieder den letzten Nerv raubt, ist es wichtig, die benötigten Unterlagen in den kommenden Monaten zu sammeln und clever zu sortieren. Das gelingt dank zwei Dingen: mit einer Ablagesystematik und einer Ablageroutine.
Die Ablagesystematik orientiert sich an den Positionen der Steuererklärung. Also Einkommen, Abzüge, Vermögen, Berufskosten, Schulden, Versicherungsprämien, Krankheitskosten, Liegenschaften etc. Für jede Position gibt es ein Sichtmäppli oder ähnliches. Die Ablage kann auch mit Hängeregistern oder mit einer Schubladenbox organisiert werden. Da heute auch viele Unterlagen per Mail verschickt werden oder selber downgeloadet werden können, lohnt es sich, im PC die identischen digitalen Ordner anzulegen. Damit ist der erste Schritt geschafft.
Nun kommt der zweite Schritt: Die Ablageroutine. Die Unterlagen für die Steuererklärung werden dann abgelegt, wenn sie eintreffen. Alternativ können sie an einem zentralen Ort gesammelt werden und einmal pro Woche oder einmal pro Monat werden sie in die Ablage einsortiert. Egal, welcher Ablagerhythmus gewählt wird: Mit einer Routine ist die Ablage in wenigen Minuten erledigt und es geht kein Beleg und kein Nachweis vergessen. Mit diesen Vorarbeiten wird das Ausfüllen der nächsten Steuererklärung mit Sicherheit um einiges einfacher.
Was früher der Briefkasten war, ist heute das digitale Postfach. Ein Mail ist schneller geschrieben als ein Brief. Darum nimmt die digitale Korrespondenz stetig zu. Ausserdem füllt sich das E-Mail-Postfach mit automatisch generierten Mails wie Newslettern, Werbemails, Social-Media-Benachrichtigungen und Remindern für anstehende Termine. Die meisten dieser Nachrichten werden gar nicht beachtet, stressen aber doch, da sie den Posteingang zumüllen. Hier hilft eine Entschlackungskur: Ein Klick auf "Newsletter abbestellen" und nach wenigen Wochen ist der Posteingang deutlich übersichtlicher. Zusätzliche Ordnung in den Posteingang gibt es, wenn die erledigten Mails in einen Archiv-Ordner verschoben werden. So bleiben im Posteingang nur diejenigen Nachrichten, die noch bearbeitet werden müssen. Schöner Nebeneffekt: Ein übersichtlicher Posteingang wirkt sich positiv auf die Motivation aus.
Übrigens lohnt es sich auch, Ordner regelmässig auszumisten. Entsorgt werden können Unterlagen, die älter als 10 Jahre sind. Aufbewahrt werden müssen hingegen Original-Dokumente. Dazu gehören unter anderem Zeugnisse und Ausbildungsnachweise, Familienbüchlein, wichtige Verträge, Testament, Patientenverfügung sowie weitere wichtige medizinische Unterlagen. Auch alle Unterlagen im Zusammenhang mit einer Liegenschaft müssen aufbewahrt werden. Original-Dokumente und Liegenschaftsdokumente werden am besten separat aufbewahrt.
Was man nicht gerne macht, wird oft auf später verschoben. Was umgangssprachlich als "Aufschieberitis" bezeichnet wird, heisst im Fachjargon Prokrastination. Und fast jede und jeder kennt die Situation: Statt die Einzahlungen zu erledigen oder ein Mail zu beantworten, widmet man sich anderen – mehr oder weniger – wichtigen Dingen: Der Geschirrspüler wird ausgeräumt, Bügelwäsche erledigt oder man surft im Internet und schaut Katzenvideos an. So wird schnell eine Stunde vertrödelt. Eine Zeit, in der die Pendenzen spielend hätten erledigt werden können. Damit beginnt ein Teufelskreis. Je mehr Dinge aufgeschoben werden, desto grösser wird der Pendenzenberg und desto schwieriger wird es, ihn abzutragen. Parallel dazu wächst das schlechte Gewissen und die Motivation sinkt. Hier ein paar Tipps gegen Aufschieberitis:
Tipp 1: Portionieren: Es hilft, grosse Aufgaben in Unteraufgaben zu unterteilen. Das ist genau wie beim Essen: kleine Brocken lassen sich besser verdauen also grosse.
Tipp 2: Büro-Date: Für Büroarbeiten einmal die Woche oder zwei Mal im Monat ein fixes Zeitfenster einplanen. Oft genügt schon eine halbe Stunde, um die aufgestauten Pendenzen zu erledigen.
Tipp 3: Eat the frog – die Kröte schlucken: Beim Büro-Date die mühsamsten Aufgaben gleich als erstes erledigen. Noch besser: Diese Schreck-Pendenz am Morgen als erstes anpacken. Ein grosses Hindernis aus dem Weg räumen gibt ein gutes Gefühl und sorgt oft auch für zusätzlichen Schwung.
Übrigens: Im Workshop "Gut organisiert arbeiten" gibt es noch mehr Tipps zum Thema Arbeitsorganisation.